Quante volte i condòmini chiedono all′amministratore di creare un gruppo whatsapp? Quante altre volte lo creano direttamente e l′amministrato re non è neppure invitato al gruppo? E quante volte i condòmini, in maniera talvolta ossessiva e ai limiti dello stalkeraggio, inviano decine di messaggi whatsapp all′amministratore, comprensivi di foto, documenti e altro? Sovrautilizzo della app Sempre più spesso whatsapp è usato anche per trasmettere i dati all′amministratore da parte dei suoi collaboratori o addetti di studio, oppure viceversa, cioè per far transitare dati e documenti dallo studio al collaboratore dipendente, oppure viene usato per inviarli al fornitore che deve trattarli per gestire la pratica che ha in gestione. Anche in questo caso circola di tutto, informazioni che possono essere ricondotte quanto meno a dato personale, laddove per questo, in base all′articolo 4 Gdpr, si intende qualunque informazione che in maniera diretta o indiretta ci riconduce ad una persona fisica, che sia essa identificata o identificabile. Le implicazioni privacy Da un recentissimo studio svolto da Veritas Technology è emerso che il 75% dei dipendenti utilizza whatsapp o altre app di messaggistica istantanea e software di videoconferenza online come Teams e Zoom per condividere dati sensibili. Tra le informazioni scambiate tramite queste applicazioni vi sono password aziendali, dettagli delle carte di credito, dati dei clienti e piani strategici, informazioni bancarie e salariali, e persino risultati dei test Covid-19 dei dipendenti con relativi dettagli medici. La preoccupazione che emerge dallo studio effettuato non è il problema che queste piattaforme non siano abbastanza sicure, (perché molte di esse, come apposta whatsapp, ora supportano la crittografia end-to-end), ma che se il titolare del trattamento non ne approva l′utilizzo, chi le usa potrebbe incorrere in problemi di non conformità riguardanti le normative sulla privacy, Gdpr incluso. Consigli pratici Allora cerchiamo di capire le varie circostanze come devono essere gestite e proviamo a dare alcuni consigli pratici: 1 Evitare di creare gruppi whatsapp o quanto meno, non essere amministratori del gruppo; infatti, l′amministratore del gruppo è anche titolare del trattamento dati, con ogni conseguenza in relazione al Gdpr, quali ad esempio dover gestire le procedure tecniche ed organizzative per effettuare i trattamenti, comprese le informative e i consensi in quanto si vanno a trattare numeri di telefono che, come noto, non rientrano tra i dati che l′amministratore può trattare in virtù del proprio mandato. 2 Se si ricevono continui messaggi, l′amministratore è nel pieno diritto di revocare il consenso del trattamento del proprio numero di telefono da parte del condomino. 3 Se si usa whatsapp come strumento di lavoro verso i fornitori, questo va inserito nell′informativa che si mette a disposizione dei condomini e vanno organizzate per scritto delle procedure in relazione alla conservazione e cancellazione di dette informazioni; 4 Se poi si è soliti far sì che anche i collaboratori utilizzino detto strumento, occorre che le procedure riguardino anche questi e che siano formati sui rischi in relazione ad una eventuale diffusione di dati sia in termini di sanzioni e sia di procedure di data breach. Insomma, di whatsapp più se ne fa uso, più aumentano i rischi di un trattamento illegittimo e più occorre essere organizzati per poterlo utilizzare. Ma più si è organizzati e meno c′è la necessità di utilizzare whatsapp.
